Digitale Personalgewinnung und ihre Herausforderungen

Wie man Kandidaten durch Digital Recruiting mit schnellen, digitalen Prozessen überzeugt

Das Erreichen der richtigen Zielgruppen über die richtigen Kanäle ist beim Digital Recruiting das A und O – zumindest für die Ansprache! Doch damit ist der Prozess, neue Mitarbeiter über digitale Wege zu rekrutieren, noch keineswegs am Ende, vielmehr steht die entscheidende Phase der Personalgewinnung noch bevor. Ist das Interesse der Bewerber erst geweckt, und konnte man sie mit seinen Anzeigen dazu bewegen, eine Kontaktaufnahme oder sogar eine Bewerbung abzusenden, ist ein wesentlicher Schritt geschafft. Neben den Kontaktdaten der Bewerber hat man nämlich vor allem eines: ihre Aufmerksamkeit – zumindest für den Moment, denn dieser Zustand ist in unseren schnelllebigen Zeiten eine sehr fragile Angelegenheit, die jederzeit durch die vermeintlich belanglosesten Ablenkungen in sich zusammenbrechen kann. Daher gilt für Recruiter an dieser Stelle mehr denn je, „das Eisen zu schmieden, solange es noch heiß ist!“

Erstes Gebot für die Personalgewinnung: schnelle Reaktionszeiten!

Online-Plattformen, auf denen Menschen Inhalte konsumieren, tragen erheblich dazu bei, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne heute so kurz ist, und das mit allen Konsequenzen. Bestes Beispiel: TikTok! Statistiken belegen, dass Nutzer die ausgespielten Videos schon innerhalb der ersten 3 Sekunden abbrechen, wenn sie die Inhalte für sich als nicht-relevant einstufen. Dann sind sie auch direkt vergessen – aus den Augen, aus dem Sinn –, denn schon wartet der nächste Content, der höchste Unterhaltung verspricht und konsumiert oder eben für nicht-relevant befunden werden will!

Aufmerksamkeit ist in Online-Medien also zum wertvollen Gut geworden, und das ist ganz besonders relevant für die Personalgewinnung über Digital Recruiting! Konkret bedeutet das für Personaler, dass schnelle Reaktionszeiten essenziell sind, wenn man aus Bewerbungen Einstellungen machen und somit vakante Stellen besetzen möchte. Und das gilt für jeden Touchpoint (von engl. „Berührungspunkt“), den man mit seinen Bewerbern hat – ganz gleich also, ob es die Bewerbung selbst, eine Rück- oder Nachfrage, das (nachträgliche) Einsenden von Zeugnissen und Zertifikaten oder eine Terminbestätigung ist: ab dem Eingang der Nachricht tickt die Uhr! Rückmeldungen sollten spätestens innerhalb eines Werktags erteilt werden, besser sogar binnen Stunden oder Minuten. Für die persönliche Auslastung oder dringende Termine hat auf der Bewerberseite kaum noch jemand Verständnis – damit muss man als Recruiter bei der Personalgewinnung heute leben.

Absolutes No-Go bei der Personalgewinnung: unbeantwortete Bewerbungen!

Schnell reagieren ist die eine Sache, zu spät oder gar nicht auf Bewerbungen zu antworten, darf Personalern einfach nicht passieren! Schließlich wurden im Zuge aller Maßnahmen zur Personalgewinnung sämtliche Budgets für Werbung, Softwares und Betriebsmittel sowie in vielen Fällen auch für Agenturen und andere Dienstleister vor allem dafür investiert, Bewerbungen zu generieren. Wie ließe sich dann rechtfertigen, das Ergebnis solch kostenintensiver Bemühungen einfach links liegen oder durch schlechte Organisation unter den Tisch fallen zu lassen? Gar nicht – nicht wirtschaftlich, nicht organisatorisch und schon gar nicht im Hinblick auf ein gutes Employer Branding (von engl. „Arbeitgebermarke“), bei dem es sich vor allem um das gute Image eines Unternehmens als Arbeitgeber dreht! Wer die suche von Personal also ernsthaft betreiben will, sollte vor allem anderen dafür sorgen, dass sowas gar nicht erst nicht vorkommt.

Den Überblick behalten – für die Personalgewinnung unerlässlich

Ein zentraler Datenbestand von Bewerberdaten mit einer konkreten Statuspflege ist nicht nur sinnvoll, sondern eine organisatorische Notwendigkeit, und zwar unabhängig davon, wie umfangreich der betriebene Komplex aus Maßnahmen und Werbenetzwerken im Einzelfall ausfällt.

Selbst wenn die Bewerbungen aus nur einem einzigen Kanal und immer im gleichen Format eingehen, kann man bei der Personalgewinnung schon mit wenigen Bewerbern den Überblick verlieren, wenn man die Bearbeitung von Bewerbungen nicht sauber dokumentiert und übersichtlich aufbereitet. Besonders wertvoll wird eine solche Zentralisierung, wenn mehrere Personalbeauftragte zusammen mit den Daten arbeiten und / oder mehrere verschiedene Bewerbungsstellen im Einsatz sind, die die Daten in unterschiedlicher Form ausliefern. Ein Beispiel für solch eine Situation wäre, wenn für die Personalgewinnung einerseits Anzeigen bei Google zu einem Bewerbungsformular auf einer Landing Page oder auf der eigenen Website führen, das die Daten per E-Mail ausliefert, andererseits Bewerber über Facebook ihre Daten mittels Lead Ads direkt auf der Plattform übergeben, die dann über eine Schnittstelle z.B. an Google Sheets liefert – schon hätte man zwei verschiedene Quellen, die Daten in verschiedener Form anliefern! Und nicht zuletzt bleiben immernoch die konventionellen Wege wie Telefon, E-Mail oder der Postweg, die nach wie vor im Einzelfall für Bewerbungen genutzt werden. Jedem dürfte auf den ersten Blick klar sein, wie schnell man hier den Überblick verlieren kann, wenn man die Daten nicht sinnvoll zentral zusammenführt.

Koordinierung der Bewerberkommunikation bei der Personalgewinnung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Zusammenarbeit mit Kollegen, ggf. sogar aus verschiedenen Abteilungen: Man stelle sich vor, man kontaktiert einen Bewerber zur Abstimmung der weiteren Vorgehensweise, um dann von ihm zu erfahren, dass er das alles bereits mit einem Kollegen besprochen hat – das ist nicht nur peinlich, sondern wirkt auch völlig unprofessionell! Noch problematischer ist allerdings, wenn Bewerber gar nicht kontaktiert werden, weil die beteiligten Personaler irrtümlich davon ausgehen, dass sich die Kollegen bestimmten Bewerbern bereits angenommen haben. Um bei der Personalgewinnung also nicht auf diese oder ähnliche Weise Schiffbruch zu erleiden, ist interne Abstimmung im Bewerbermanagement besonders wichtig. Es gibt zahlreiche Tools dafür, die alle ihre Vor- und Nachteile haben und durchaus ausprobiert werden sollten. Letztlich ist jedoch selbst eine einfache Excel-Tabelle – sorgsam gepflegt und verwaltet – immernoch besser als gar keine Lösung.

Effizientere Personalgewinnung mit digitalen Prozessen

Schon immer war es eine Herausforderung für rekrutierende Personaler, die möglichst zeitnahe Abstimmung und Kommunikation mit Bewerbern mit den eigenen Büro- und Arbeitszeiten zu vereinbaren. Finden die Aktivitäten und Kontaktaufnahmen auf Bewerberseite überwiegend in deren Freizeit, also vor allem abends und am Wochenende statt, können HR-Mitarbeiter meist nur werktags und tagsüber auf Fragen antworten, Termine bestätigen und Dokumente anfordern. Gerade für Bewerber ist es mitunter unangenehm, Telefonate über ihren künftigen Job zu führen, wenn sie vielleicht gerade noch bei ihrem alten Arbeitgeber im Büro sitzen – solche und ähnliche Situationen führen dann oft dazu, dass die Abstimmung nur schleppend vorankommt oder sogar abgebrochen wird. Für die Personalgewinnung ist das ein Problem, denn die Geduld der Bewerber innerhalb des Prozesses schwindet zunehmend, so dass schnellere, zeiteffiziente Methoden immer essenzieller werden, um neues Personal für sich gewinnen zu können.

Personaler tun daher gut daran, insbesondere für die planbaren notwendigen Abstimmungen auf digitale Helfer zu setzen, die für Bewerber online und somit rund um die Uhr verfügbar sind. In vielen Fällen können solche Tools so verwendet werden, dass für die Klärung lediglich eine Aktion von Bewerberseite erfolgen muss. Ein Beispiel: Terminabstimmung! Verknüpft mit dem eigenen Kalender lassen sich hier mögliche Zeitblöcke vordefinieren, die Bewerbern als Terminvorschlag angeboten werden, diese können dann nach eigener Präferenz einen auswählen und den Termin direkt bestätigen, auch früh morgens, nach Feierabend oder am Wochenende. Für Recruiter lassen sich so bei der Personalgewinnung Teile der Kommunikation praktisch über Nacht von selbst lösen, denn kommt man am nächsten Morgen ins Büro, sind die Termine mit den Wunschkandidaten vielleicht bereits alle abgestimmt, ohne dass auch nur ein weiteres Telefonat dafür zu tätigen wäre.

Rückfragen vermeiden mit klarer Kommunikation bei der Personalgewinnung

Gerade im Digital Recruiting kann gute Vorbereitung helfen, den späteren Abstimmungsaufwand mit den Bewerbern zu optimieren und damit die eigene Auslastung zu steuern. Je früher desto besser, denn hat der Bewerbungsstrom nach erfolgreicher Schaltung von Anzeigen über Google, Facebook und Instagram erstmal eingesetzt, kann man meist nur noch reagieren. Je mehr Fragen man also im Vorfeld bereits beantworten kann, desto weniger Rückfragen haben die Bewerber und desto geringer fällt für Personaler bei der Personalgewinnung der Aufwand in der Abstimmung aus. Hier spielt vor allem die Formulierung von Contents eine wesentliche Rolle und kann maßgeblich dazu beitragen, wie gut sich die Bewerber informiert fühlen. Das entscheidet nämlich in erheblichem Maße darüber, wie groß das Potenzial für Unklarheiten und Rückfragen ausfällt. Umständliche Umschreibungen sowie unvollständige oder sogar widersprüchliche Angaben sollten hier tunlichst vermieden werden. Angaben zur Vergütung können auch dazu beitragen, Rückfragen zu vermeiden – diese Thematik wird zwar gerade im deutschen Raum nach wie vor eher ungern tangiert, ist aber in anderen Ländern schon selbstverständlich und kommt auch hier zunehmend in Mode.

Fazit für digitale Personalgewinnung: viele Pflichten, aber noch mehr Möglichkeiten

Digitale Personalgewinnung ist grundsätzlich einfach anzugehen und kann vor allem für Unternehmen, die bisher noch auf konventionelle Wege setzen, ein echter Augenöffner sein. Doch sie bringt auch Pflichten mit sich, die potenzielle Probleme verursachen können. Diese kann man allerdings nachhaltig vermeiden, wenn man der Thematik Personalgewinnung vor allem gewissenhaft und mit guter Organisation und Vorbereitung begegnet. Dann kann man auch zu den Unternehmen gehören, die ihre Personalprobleme mittels Digital Recruiting meistern, auch in Zeiten angespannter Personalmärkte.

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